Tài liệu mô tả toàn bộ đường đi của hệ thống, từ lúc nhân viên mở WinCare cho tới khi cấp quản lý chốt quyết định bổ nhiệm trên Nexa: ai làm gì, theo thứ tự nào và bàn giao cho ai. Bản này chỉ thể hiện luồng chính, chưa đưa vào các trường hợp ngoại lệ. Nguyên tắc kênh áp dụng xuyên suốt: học viên dùng WinCare; Phòng Đào tạo và các cấp quản lý làm việc trên Nexa web; cửa hàng trưởng dùng được cả hai. Nội dung được viết cho người dùng nghiệp vụ — không cần kiến thức kỹ thuật vẫn theo được toàn bộ luồng.
Đọc từ trái sang phải. Mỗi hàng là một nơi công việc diễn ra. Học viên chỉ xuất hiện ở một hàng duy nhất là WinCare — mục Đào tạo bên trong chính là WiNNiE. Phòng Đào tạo và các cấp quản lý làm việc ở hàng Nexa; cửa hàng trưởng có mặt ở cả hai hàng; hàng dưới cùng là phần chạy tự động kết nối tất cả lại.
Luồng bắt đầu ở Databricks — nguồn hồ sơ nhân sự. Khi có nhân sự mới, hệ thống tự tạo hồ sơ học viên và xếp vào đúng nhóm. Nhân sự đó mở WinCare, chọn mục Đào tạo và gặp WiNNiE, không phải đăng nhập lại cũng không phải chuyển sang ứng dụng khác. WiNNiE chào đón, hiển thị lộ trình và việc cần làm trong ngày. Học, hỏi và thi lý thuyết đều diễn ra ngay tại đây: bài thi đặt sẵn trong WinCare, còn WiNNiE giải thích nội dung, ra quiz và giải đáp thắc mắc.
Điểm và tiến độ được chuyển về phần chạy tự động bên dưới. Phần này tính thời hạn, phát lời nhắc và cảnh báo. Tiếp đó là lượt của người kèm cặp và người chấm: cửa hàng trưởng điểm danh, chấm điểm ngay trên WinCare hoặc mở Nexa; quản lý khu vực, quản lý trực tiếp và giảng viên nội bộ chấm trên Nexa web. Khi đã đủ các đầu điểm, hệ thống áp công thức và xét cổng tốt nghiệp. Cuối cùng, Phòng Đào tạo phát hành chứng nhận, HRBP chốt quyết định bổ nhiệm, hồ sơ thưởng kèm cặp được duyệt, và quyết định bổ nhiệm được ghi ngược về Databricks để bắt đầu một vòng mới.
Cùng một hệ thống nhưng có ba lộ trình. Mỗi ô là một chặng, cho biết diễn ra khi nào, ai tham gia và tính năng nào hỗ trợ. Mã L01–L14 dẫn tới luồng chi tiết ở phần sau.
Mỗi luồng được vẽ theo hàng vai trò: mỗi hàng là phần việc của một vai trò. Số trong vòng tròn là thứ tự bước; nhãn ở góc dưới mỗi ô cho biết bước đó diễn ra trên hệ thống nào. Bên dưới mỗi hình có phần diễn giải từng bước, danh sách luồng liên quan và các tính năng V4 được sử dụng.
Mũi tên cho biết thứ được bàn giao từ luồng này sang luồng kia: một danh sách, một đầu điểm hoặc một trạng thái. Hai luồng ở hàng dưới cùng chạy xuyên suốt và liên quan tới mọi luồng còn lại.
Đọc theo hàng để biết một luồng cần những vai trò nào; đọc theo cột để biết một vai trò sẽ xuất hiện ở những luồng nào.
Một người có thể giữ nhiều vai trò và chuyển qua lại bằng thẻ trang trên cùng một tài khoản — ví dụ quản lý khu vực vừa chấm cán bộ nguồn cửa hàng trưởng, vừa là học viên của lộ trình quản lý khu vực.
Những câu hỏi nghiệp vụ dưới đây vẫn đang mở trong tài liệu V4. Khi có câu trả lời, luồng liên quan có thể thay đổi — chủ yếu là đổi nơi diễn ra, WinCare hay Nexa, chứ không đổi thứ tự các bước.